U-Tracker is een webgebaseerd onderwijsbeheersysteem ontwikkeld voor UNASAT. Dit privacybeleid beschrijft hoe wij persoonsgegevens verzamelen, verwerken, opslaan en beveiligen binnen het platform. Door gebruik te maken van U-Tracker gaat u akkoord met de verwerking van uw gegevens zoals hieronder beschreven.
UNASAT is de verwerkingsverantwoordelijke voor alle persoonsgegevens die via U-Tracker worden verwerkt. Voor vragen, verzoeken of opmerkingen over dit privacybeleid kunt u contact opnemen met de systeembeheerder van UNASAT.
U-Tracker verwerkt persoonsgegevens afhankelijk van uw rol binnen het systeem:
Studenten: naam en inloggegevens, cijfers en beoordelingsresultaten, studievoortgang en leertraject, en vragen gesteld via de AI-chatbot.
Docenten: naam en inloggegevens, ingediende cijferlijsten en gescande beoordelingsdocumenten, en uploadgeschiedenis binnen het systeem.
Administratief personeel: naam en inloggegevens, acties uitgevoerd binnen het goedkeuringsproces van cijfers, en auditloggegevens voor kwaliteitsborging.
Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor de volgende doeleinden: het digitaal administreren en goedkeuren van cijfers, het ondersteunen van het leertraject van studenten via een persoonlijk dashboard, het verlenen van rolgebaseerde toegang tot het systeem, het beantwoorden van vragen via de geïntegreerde AI-chatbot, en het bijhouden van een audittrail ten behoeve van kwaliteitsborging en traceerbaarheid.
U-Tracker maakt gebruik van de OpenAI API (model: gpt-4.1-mini) voor de geïntegreerde AI-chatbot. Vragen die studenten stellen via de chatbot worden verwerkt door OpenAI, wat betekent dat deze berichten buiten de UNASAT-infrastructuur worden verzonden.
Wij sturen uitsluitend de inhoud van de gestelde vraag door en vermijden het meesturen van direct identificeerbare persoonsgegevens. Studenten worden nadrukkelijk geadviseerd geen gevoelige persoonsgegevens, zoals BSN-nummers of financiële gegevens, via de chatbot in te voeren.
Meer informatie over de gegevensverwerking door OpenAI vindt u op: openai.com/privacy.
Gegevens worden opgeslagen in de volgende componenten van het systeem. MariaDB slaat gebruikersaccounts, cijfers en procesinformatie op. Qdrant slaat vectorrepresentaties op van kennisdocumenten die worden gebruikt door de RAG-pipeline van de chatbot.
Beide databases draaien binnen een afgeschermd Docker-netwerk en zijn niet direct publiek toegankelijk. Toegang tot de databases vanuit de browser is technisch geblokkeerd.
U-Tracker is gcontaineriseerd via Docker en communiceert intern via een afgeschermd netwerk. API-sleutels worden opgeslagen als omgevingsvariabelen en zijn niet hardcoded in de broncode. Toegang tot het systeem is rolgebaseerd: studenten, docenten en administratief personeel zien uitsluitend de gegevens die voor hun rol relevant zijn. Na wijzigingen in de configuratie worden caches geleegd en opnieuw opgebouwd om datalekken door verouderde configuraties te voorkomen.
Cijfergegevens en studievoortgang worden bewaard zolang de studentrelatie met UNASAT actief is en daarna conform de wettelijke bewaarplicht voor onderwijsinstellingen. Chatgesprekken via de AI-chatbot worden niet permanent opgeslagen tenzij dit technisch vereist is voor de werking van het systeem. Auditloggegevens worden bewaard zolang noodzakelijk voor kwaliteitsbewaking en verantwoording.
Iedere betrokkene heeft het recht op inzage in zijn of haar persoonsgegevens, correctie van onjuiste of onvolledige gegevens, verwijdering van gegevens (voor zover wettelijk toegestaan), en bezwaar tegen verwerking van persoonsgegevens. Verzoeken kunnen worden ingediend bij de systeembeheerder van UNASAT. Wij streven ernaar verzoeken binnen 30 dagen te behandelen.
Dit privacybeleid kan worden bijgewerkt bij nieuwe versies van U-Tracker of bij wijzigingen in de verwerkingsdoeleinden. De meest actuele versie is altijd beschikbaar binnen het platform. Bij ingrijpende wijzigingen worden gebruikers hierover geïnformeerd via het systeem.
